Если Вы руководитель, супруг или родитель, то наверняка для Вас становится важным, чтобы Ваши подчиненные или подопечные могли бы с легкостью исполнять Ваши указания. Однако можно заметить, что, не смотря на все усилия, Вы как Руководитель сталкиваетесь с такими проблемами в отношениях с коллегами как неисполнительность, непослушание, тревожность, нелепая конфликтность и т.п.
Когда руководство предсказуемо, подчиненные чувствуют себя в большей безопасности. Кроме того, если Руководитель предсказуем и структурирован, он меньше контролирует подчиненных, экономя при этом свое время и нервы. Таким образом, научив своих подчиненных соблюдать установленные правила и слушаться, Руководитель может смело сказать, что он заботится не только о собственном благополучии, но и о благополучии каждого участника коллектива.
Для того, чтобы все это стало реальностью, Руководителю следует придерживаться, так называемого, принципа "Трех П" - Руководитель должен быть Последовательным, Предсказуемым, Постоянным. Чтобы обеспечить подчиненным Последовательность, Предсказуемость и Постоянство, Руководителю необходимо научиться правильно командовать, то есть отдавать прямые указания, выполнение или невыполнение которых обязательно приведет к предсказуемым последствиям - наказанию или поощрению. Умение Руководителя давать прямые указания своим подчиненным позволяет определить 1) насколько Руководитель сам четко осознает, какой результат он хочет получить, 2) насколько Подчиненные знают, чего хочет получить от них Руководитель и 3) выполнено ли Подчиненными указание Руководителя или нет.
1. Давайте прямые, ясные указания. Не давайте косвенных, уклончивых указаний. Четкие указания снимают любую неясность относительно того, что от Подчиненного ожидается их исполнение, а также делает ясным, что задачу должен выполнить именно этот Подчиненный, а не Руководитель или кто-нибудь другой. Например, прямое указание: "Петр Иванович, сделайте, пожалуйста, список фирм-должников"; непрямое: "Вы бы не хотели сделать список…?"; прямое: "Соберите все данные о потенциальных клиентах в одну папку", непрямое: "Давайте соберем все данные о клиентах в одну папку, хорошо?".
2. Давайте отдельные и короткие указания. Тогда у подчиненных появляется больше возможностей заработать похвалу (в виде комплимента, премии, повышения по службе и т.п.). Не давайте составных, сложных указаний. Человеку проще следовать коротким указаниям, а не огромным, которые могут казаться невыполнимыми. Некоторые люди вообще не могут запомнить указание, состоящее из нескольких частей. Например, "Разложите каждый отчет в отдельные папки" (а не ... Наведите порядок с отчетами). "Созвонитесь с клиентом, договоритесь с ним о встрече и доложите мне" (а не ... Свяжитесь с клиентом).
3. Давайте позитивные указания. Говорите, что делать, а не то, что не делать. Люди с негативизмом, настроенные оппозиционно по отношению к другим противятся указаниям, начинающимся с "прекрати" и "не". Вместо этого скажите, что он(а) может сделать. Подчиненный: (грубо разговаривает с клиентом). Руководитель: Говорите вежливо (а не... Не говорите так грубо!). Подчиненный: (Громко говорит со своим соседом на совещании). Руководитель: Пожалуйста, слушайте внимательно выступающего и запишите свои возражения и пожелания (а не... Прекратите болтать!). Подчиненный: (без уважительной причины ушел раньше с работы). Руководитель: "Обязательно предупредите меня, если у Вас в будущем возникнет необходимость уйти с работы раньше". (а не ... Не делайте так!).
4. Давайте конкретные указания. Не давайте смутных, неясных указаний. Это позволяет знать каждому, что от него в точности ожидают; убирает замешательство и путаницу; позволяет проще определить, выполняются ли требования. Например: "Говорите обычным голосом, тише" (а не... Ведите себя прилично); "Пожалуйста, переговорите еще раз с клиентом о…" (а не... Давайте вы будете отличным менеджером); "Подождите свой очереди" (а не... Ведите себя как положено).
5. Используйте нейтральный тон голоса. Не умоляйте и не кричите. Подчиненным необходимо научиться реагировать на указания, даваемые обычным разговорным тоном, что делает коммуникацию более приятной как для Руководителя, так и для Подчиненных. Например, "Пройдите и сядьте на этот стул" (а не... "Сядь здесь сейчас же!!" Или "Ну Мария Ивановна, ну пожалуйста, сделайте поправочки воот тууут??!").
6. Будьте вежливы и проявляйте уважение, продолжая при этом давать ясные и последовательные указания, что также делает взаимодействие более приятным и моделирует хорошие социальные навыки. Искреннее уважение с меньшей вероятностью вызывает непослушание у Подчиненных, настроенных оппозиционно по отношению к Руководителю. "Передай мне папку, пожалуйста. Пожалуйста, зайдите ко мне в кабинет".
7. Используйте директивные указания в случае, если вы уверены, что Подчиненный точно может выполнить ваше требование. Нечестно наказывать за непослушание, если Подчиненный не способен был выполнить поручение. Чтобы вдохновить работника на пробы и эксперименты, используйте недирективные указания или просто предложите сделать что-либо. Например: "Подготовьте свои предложения по данному вопросу" (а не... "Напишите свои возражения"); "Ты бы хотел(а) попробовать решить эту проблему" (а не... "Решайте эту проблему сами").
8. Не давайте слишком много директивных указаний. Ни взрослые, ни дети не любят, когда им постоянно говорят, что делать. Если руководители дают много указаний, подчиненным сложно следовать всем указаниям, а руководителю каждый раз выполнять всю последовательность действий, связанных с наказанием или поощрением.
9. Сделайте так, чтобы исполнение и неисполнение, послушание и непослушание всегда приводило к одним и тем же последствиям - поощрению или наказанию. Это самый быстрый способ научить своих Подчиненных лучше исполнять свои обязанности. Исполнительность не должна восприниматься как подарок. Последовательность в обеспечении последствий того или иного поведения - наиболее мощный инструмент улучшения поведения любого Подчиненного. Руководитель: "Подготовьте мне отчет к концу недели. Подчиненный: (приносит готовый отчет к концу недели). Руководитель: "Спасибо, что сделали то, о чем я попросил. Вы хороший помощник". Подчиненный (не приносит готовый отчет). Руководитель: "У Вас есть выбор, два варианта: Вы можете принести мне готовый отчет завтра и получить премию, или подготовкой отчета займется Сидоров, и премию получит он". Можно составить список привилегий, которые можно ограничить, но при этом лишение привилегий не должно быть слишком отсроченным и должно быть ограничено во времени - лишение премии, бонуса в течение месяца, недели, а не на целый год.
10. Используйте указания, связанные с выбором. Возможность выбора способствует развитию автономии и способности принимать решения, не отнимает "власть" у подчиненных, которые склонны иногда за нее бороться. Например, "Пожалуйста, сегодня подготовьте текст или к рекламным буклетам или визитным карточкам. Назначьте встречу или с заказчиком А или заказчиком В. Можете себе взять дополнительный выходной день на этой или следующей недели. У Вас есть выбор - либо получить консультацию у профессионала, либо самостоятельно найти решение".
11. Давайте короткие объяснения своим указаниям. Люди, которые просят объяснений, обычно хотят скорее добиться промедления, чем получить ответ. Используйте объяснения до дачи указания, чтобы предотвратить споры. Руководитель: "Отложите сейчас подготовку к встречи с клиентом". Подчиненный: "Почему?" Руководитель: Потому что нам необходимо решить проблемы с поставщиками". Подчиненный: Когда я закончу... Руководитель: "Я сказал(а) - немедленно отложите свои дела!!". А лучше: Руководитель: "Нам необходимо решить вопрос с поставщиками. Пожалуйста, отложите подготовку к встрече с клиентом и зайдите ко мне в кабинет". Подчиненный: "Почему?". Руководитель: (игнорирует своим молчанием попытку Подчиненного получить отсрочку, потому что объяснения уже были даны).
Итак, если Вы хотите сделать своих подчиненных воспитанными и послушными, создать рабочую, доброжелательную обстановку, с легкостью управляться с большим коллективом или отдельными людьми и достичь больших результатов в делах, - Вам надо научиться давать прямые указания и быть:
Последовательным в своих действиях, чтобы все знали, что за прямым указанием последует наказание или поощрение;
Предсказуемым, чтобы все знали, что за исполнением Вашего указания последует поощрение, а за невыполнением - наказание в виде лишения какой-либо привилегии;
Постоянным, что означает: "Последовательным, Предсказуемым и Постоянным я был вчера, сегодня и буду завтра".
Лотоцкая Юлия